Как избежать воровства в квест-комнате

В этой статье мы расскажем вам о 10 способах, которые помогут вам если и не избежать полностью, то свести к минимуму воровство в вашей квест-комнате.
Время прочтения: 5 минут.

В первую очередь, давайте ответим на основной вопрос – кто больше всего способен на воровство, оставаясь, при этом, незамеченным? Разумеется, тот, кто пользуется вашим доверием больше всего и имеет постоянный доступ к кассе – ваши подчиненные.
Ежегодно квест-проект может терять от 10 до 200 тысяч рублей и более из-за воровства администраторов.

10 тысяч рублей в год – это всего примерно по 830 рублей в месяц. Если работников 2-4 (в зависимости от количества квест-комнат и посещаемости), то это уже от 20 до 40 тысяч рублей. Чтобы незаметно красть 830 рублей, нужно всего несколько раз в месяц хитрить со скидкой – клиенты платят 100% игры, а в журнале учета указывается, что клиенты были по скидке. Если в месяц вы проводите от 30 до 50 квестов, то это достаточный объем для манипуляций с выручкой администратору. То есть, в зоне риска – каждый второй квест.

Методы борьбы.

1. Сейф.

Это – самый минимум, с чего нужно начать. Все денежные средства должны храниться в сейфе, который должен располагаться у вас в операторской/в зоне ресепшена (лобби), вне глаз клиентов. Его не обязательно намертво прибивать к стене или к столу, главное, чтобы он просто был, это уже снижает ваши риски. Ключ от сейфа должен быть только у вас. Администраторы и лица, которые имеют прямое отношение к обслуживанию клиентов, должны знать пароль. После увольнения сотрудника пароль обязательно меняется.

Сейф прекрасно поднимает дисциплину и уровень ответственности сотрудника, хоть и не уберегает от краж на все 100%. Одно дело – это хранить деньги в тетрадке в ящике стола, и совершенно другое – раз за разом вводить комбинацию в сейф, оставляя деньги там. Поверьте, это имеет значение для ваших сотрудников, тем более, что 90% администраторов в свои 18-25 лет, вполне возможно, никогда ещё не контактировали в живую с сейфами. Сейф – это как талисман, который свои видом внушает – здесь всё серьезно.

На сегодняшний день, электронный сейф с кодовой панелью можно купить за 2 тысячи рублей. За 5 тысяч рублей вы получите мощную «шкатулку», варианты дороже рассматривать смысла нет. В сейфе мы также рекомендуем хранить вашу отчетность, когда закрывается смена и прочую документацию.

2. Строгая отчетность.

Это самый ключевой метод, который в 95 случаях из 100 поможет вам избежать воровства среди персонала. Все ваши работники должны обязательно ежедневно вести строгую отчетность по посещаемости, а также движении выручки в кассе. Лучше в тетрадке, т.е. в письменном журнале, однако это можно вести и в специализированных системах/сервисах на компьютере или планшете.

Пришла команда – записали всю информацию максимально подробно: название, количество человек, номер телефона по которому была осуществлена бронь, время визита. Если воспользовались скидкой (купоном, например), то купон фотографируем/прикрепляем к журналу отчётности. Если в команде было 5 человек, то сотрудник должен указать факт доплаты. Если день рождения – то указать имя-фамилию именинника. Если это команда по бартеру/лидеры мнений – то нужно указать, кто именно их пригласил, на каком основании и так далее.
Обязательно собирайте персональные данные клиентов с помощью анкет-опросников и откладывайте их, чтобы потом занести всех их в клиентскую базу.

Аналогичная система с расходами.
Если администратор заказывает питьевую воду в баллонах для лобби или операторской, то он должен получить чек от доставщика и прикрепить его к своему ежедневному отчету. Все расходы на чай, кофе, печенье – с чеками. Если он взял деньги с кассы (например, на затраты), то должен обязательно поставить подпись и указать сумму. Далее, он должен отчитаться о возврате сдачи, также, по подписи. Нельзя работать с подчиненным, основываясь только на доверии. Тем более что чеки выдают практически всегда, но даже если они не предусмотрены в каком-либо месте – администратору никогда не откажут в товарном чеке. Товарный, кстати, подделать проще всего, потому что по просьбе администратора туда можно вписать любое число.

Сотрудники воруют в основном в тех случаях, когда это легко,
и у них есть возможность остаться незамеченными.
Если эту возможность исключить или свести её к минимуму,
то Вы не будете терять Ваши честно заработанные деньги. Сотрудники могут жаловаться на бюрократию, что им нужно постоянно что-то писать и так далее, но это всё лирика,
потому что факты простые – отчетность экономит Вам десятки,
если не сотни тысяч рублей в год, делает систему чёткой
и более-менее прозрачной.

А администратору нужно уделять всего 20-30 минуты на добавление соответствующих записей в тетрадь и пересчете денег. Это его работа. Вы ему за это деньги платите. Перед началом смены, кстати, нужно осуществить обязательный пересчет денежных средств. Например, у вас работают Петя и Гриша. В пятницу Петя провел игр на сумму в 11000 рублей. Успешно отчитался об этом и уехал домой.

На следующий день, Гриша пришёл на смену и не пересчитал деньги в кассе. Провел игр на сумму в 9000 рублей. В конце дня начинает считать выручку за 2 дня – итого 19000 рублей, а не 20000. Теперь вопрос – кто виноват, Петя или Гриша? Ответ очень простой – Гриша, потому что он не пересчитал деньги в кассе сразу по факту открытия кассы. То есть, он не сможет доказать, что это ошибка его сменщика, потому что недостачу в течение дня он мог организовать и сам по своей собственной ошибке.

Лайфхак: создайте чат в Telegram/WhatsApp/ВКонтакте, где администраторы будут сообщать обо всех движениях, которые связаны с динамикой квест-комнаты в течение дня, а также при подведении итогов перед самым уходом. То есть, если человек позвонил и забронировал игру, то администратор сразу после завершения звонка пишет: «890476158ХХ, Михаил, бронь на 23.11.2017 в 19:00. 4 человека». Если бронь отменилась – фиксируем в этом же чате. Команда пришла, игра проведена – пишем сколько заработано. Если администратор заплатил за что-либо кассовыми средствами, то обязательно на какие цели, и для чего.

В конце дня фиксируем количество звонков, броней, проведенных игр, выручка в кассе, расходы. Это усложнит администратору возможность совершать махинации, просто потому, что он буквально на протяжении всего дня должен отчитываться по факту. А написать в чат о проведенной или забронированной игре – не больше минуты.
Внедрение – бесплатно.

3. Фотография.

Фотография по итогам прохождения квеста – это стандартная практика во всех квест-комнатах мира, став устойчивой традицией этого жанра развлечений. И эта традиция дополнительно поможет регулировать вашего сотрудника, снижая вероятность махинаций с выручкой. Так, если игра состоялась, то команду нужно сфотографировать – ведь они будут ждать фотографий в социальных сетях. Если есть фотография, значит должна быть запись об игре в журнале. В общем, фотография усложняет факт наглого воровства администратора. Но только для самых дерзких попыток нажиться на кассе – если вдруг сотрудник решит провести весь ценник за игру мимо кассы.

Сразу предупреждаем, что эта мера – лишь дополнительная. Среди команд обязательно будут те, кто не захочет фотографироваться, или же они попросят выслать фотографии лично в социальные сети/на почту.

Продвижение квест-комнаты

Данная статья входит в платное маркетинговое руководство для владельца квест-комнаты, поэтому она недоступна для полного публичного просмотра на сайте.

Более подробная информация на сайте sales.sqr60.com.

С уважением, компания SQR60.